Bienvenida a Silva & Asociados y al SGL
El Sistema de Gestión Legal (SGL) es la plataforma integral diseñada para centralizar, automatizar y potenciar todos los procesos de nuestra firma. Este manual te guiará paso a paso para que puedas aprovechar al máximo todas sus capacidades.
Visión y Objetivos
¿Por qué usamos el SGL?
- Centralización: Toda la información de clientes, casos y procesos en un solo lugar.
- Eficiencia: Automatización de tareas repetitivas y flujos de trabajo predefinidos.
- Inteligencia de Datos: Reportes y análisis para tomar decisiones informadas.
- Colaboración: Herramientas que facilitan el trabajo en equipo y la comunicación.
Este módulo es tu punto de partida. Aprenderás las habilidades básicas para moverte con confianza por la plataforma, gestionar tu trabajo diario y entender cómo el SGL centraliza la información.
1.1. Primeros Pasos y Navegación
- Abre tu navegador Google Chrome y ve a: https://silvayasociados.grupoli.com
- Ingresa tu Correo electrónico y Contraseña asignados
- Haz clic en "Ingresar". Si es tu primera vez, el sistema te pedirá cambiar tu contraseña
Recorrido por la Interfaz
Una vez dentro, verás tres áreas principales:
Aquí encontrarás tu nombre de usuario y el botón para Cerrar Sesión.
Tu herramienta de navegación principal. Cada ítem te lleva a un módulo diferente del sistema.
El espacio de trabajo donde se mostrará la vista que hayas seleccionado.
El Dashboard Principal
El Dashboard es tu centro de control diario y muestra:
- Mis Tareas Pendientes: Lista de tareas asignadas que aún no has completado
- Próximos Eventos: Vistazo a tus citas y vencimientos cercanos
- Casos Recientes: Atajos a los últimos casos en los que has trabajado
- Métricas y Gráficos: Indicadores clave según tu rol
1.2. Gestión de Tareas Personales
Entendiendo Tareas vs. Actividades
En el SGL, estos dos conceptos son diferentes y es crucial entenderlos:
Es la asignación o el "qué" se debe hacer. (Ej: "Elaborar borrador de la demanda"). Las tareas tienen un estado (Pendiente, En Progreso, Completada).
Es el registro de trabajo o el "cuánto tiempo y cuándo" se hizo algo. Las actividades consumen horas del presupuesto de un caso.
- Ve a la pestaña "Tareas" dentro de la vista de detalle de un caso
- Busca la tarea sobre la cual trabajaste
- Haz clic en el botón de acciones y selecciona "Nueva Actividad"
- Completa los campos:
- Descripción: Sé específico sobre el trabajo realizado
- Fecha: La fecha en que realizaste el trabajo
- Horas Invertidas: El tiempo que dedicaste (ej: 2.5 para dos horas y media)
- Haz clic en "Registrar Actividad"
Actualizando el Estado de una Tarea
Cuando empieces a trabajar en una tarea, cámbiala a "En Progreso". Cuando la finalices, márcala como "Completada".
- Ve a la pestaña "Tareas" de un caso
- En la columna "Estado", haz clic en el select desplegable
- Elige el nuevo estado (En Progreso o Completada)
1.3. La Agenda: Tu Centro de Compromisos
Navegando por el Calendario Unificado
- En el menú lateral, haz clic en "Agenda"
- Usa los botones < > y "Hoy" para navegar entre meses
- Los botones "Mes", "Semana", "Día" y "Lista" cambian la forma de visualización
Códigos de Colores
La agenda consolida información de todo el SGL. Cada tipo tiene un color:
- Azul: Eventos y reuniones creadas manualmente
- Naranja/Amarillo: Vencimientos de Tareas Maestras (plazos críticos)
- Gris: Obligaciones legales de la firma
- Rojo: Compromisos urgentes (próximos 3 días)
- Ve a la vista de "Agenda"
- Haz clic en "+ Nuevo Evento"
- Completa los campos:
- Título: Nombre claro del evento
- Fecha de Inicio y Fin: Fecha y hora
- Tipo: Clasifícalo (Reunión, Audiencia, etc.)
- Caso Relacionado (Opcional): Vincúlalo a un caso
- Descripción: Detalles adicionales
- Haz clic en "Guardar Evento"
Si el Dashboard es tu centro de control, la sección de Casos es tu expediente digital. Aprenderás a gestionar el ciclo de vida completo de un caso dentro del SGL.
2.1. Creación y Configuración de un Caso
- En el menú lateral, haz clic en "Casos"
- Haz clic en el botón "+ Nuevo Caso" (esquina superior derecha)
- Completa los campos en el modal:
- Cliente: Escribe y selecciona de la lista
- Área: Selecciona el área de práctica
- Plantilla de Caso: Selecciona una plantilla para cargar requisitos y tareas predefinidas
- Nombre del Caso: Título claro y descriptivo
- Descripción: Resumen de los hechos principales
- Contrato Aplicable: Asocia el contrato correcto
- Haz clic en "Crear Caso"
2.2. La Vista de Detalle: Tu Expediente Digital
La vista de detalle está organizada en pestañas. Cada una contiene una parte específica del expediente:
Información general, cliente, área y estado actual del caso.
Abogados y asistentes asignados y sus roles.
Checklist de documentos e información inicial necesaria.
Plan de trabajo detallado del caso.
Laboratorio de IA y registro de tiempo invertido.
Historial sincronizado desde la Rama Judicial.
Repositorio central de todos los archivos.
Gastos atribuibles directamente al caso.
Directorio de todas las partes relacionadas.
2.3. Gestión de Documentos
- Ve a la pestaña "Documentos" del caso
- Haz clic en "+ Subir Documento"
- Completa los campos:
- Seleccionar Archivo: Elige el archivo desde tu computadora
- Tipo de Documento: Clasifícalo (Prueba, Memorial, Contrato, etc.)
- Fuente: Indica de quién proviene (Cliente, Oficina, Contraparte, Juzgado)
- Haz clic en "Guardar Documento"
Estructura en Drive: Archivos SGL / [Nombre del Cliente] / [Consecutivo del Caso] / [Nombre del Archivo]
2.4. Flujo de Tareas y Presupuesto
Jerarquía: Tarea Maestra vs. Subtareas
Es la primera tarea, usualmente "Gestión General del Caso". Es la única que define el presupuesto. Sus Horas Estimadas representan el total presupuestado para todo el caso.
Son todas las demás tareas. No tienen presupuesto propio; son "contenedores" para organizar el trabajo en fases (ej: "Fase de Investigación", "Redacción de Demanda").
- En la pestaña "Tareas", haz clic en "+ Nueva Tarea"
- Completa:
- Nombre: Título claro de la tarea
- Asignar a: Selecciona al responsable
- Fecha de Vencimiento: Establece el plazo
- Haz clic en "Guardar"
El Widget de Presupuesto
En la Tarea Maestra verás un widget que muestra algo como: 15.50h / 40.00h
- 15.50h (Consumido): Suma de todas las actividades registradas
- 40.00h (Presupuestado): Horas Estimadas de la Tarea Maestra
2.5. Módulo de Planificación: Visualizando la Carga de Trabajo
La vista de Planificación te permite entender la distribución de la carga de trabajo entre los miembros del equipo, identificar cuellos de botella y reasignar tareas de forma eficiente. Esta herramienta es especialmente útil para líderes de área y socios.
a. Accediendo a la Vista de Planificación
- En el menú lateral, haz clic en "Planificación"
- Verás una interfaz que muestra a cada abogado de la firma y una representación visual de su carga de trabajo a lo largo del tiempo (línea de tiempo semanal o mensual)
b. Interpretando el Dashboard de Carga de Trabajo
La vista consolida información de las tareas de todos los casos para responder preguntas clave:
- ¿Quién tiene demasiadas tareas esta semana? Una barra larga o roja indica sobrecarga
- ¿Quién tiene disponibilidad? Una barra corta indica capacidad disponible
- ¿Cómo se compara lo planeado con lo ejecutado? Compara "Horas Planeadas" vs. "Horas Realizadas"
- En la vista de Planificación, haz clic en el nombre de un abogado para ver el detalle de sus tareas
- Junto a una tarea, encontrarás la opción "Reasignar"
- Al hacer clic, se abrirá un select donde podrás elegir otro miembro del equipo
- El cambio se reflejará inmediatamente en el dashboard de ambos abogados
Ahora que dominas la gestión básica de casos, exploraremos las herramientas avanzadas que el SGL ofrece para automatizar y potenciar el trabajo específico de cada área de práctica.
3.1. Para Litigios: Dashboard Judicial
El Dashboard Judicial: Tu Centro de Mando
- En el menú lateral, haz clic en "Dashboard Judicial"
- Verás tarjetas de resumen y una tabla de casos judiciales activos
Estados del Proceso
Caso nuevo con radicado de 23 dígitos registrado, pero el sistema aún no conoce su ID interno en la Rama Judicial.
El sistema ya descubrió y guardó el id_proceso_rama. El caso puede sincronizarse de forma rápida y directa.
- Asegúrate de tener la Extensión SGL instalada en Chrome
- Haz clic en el icono de la extensión para abrir su panel
- Verás la lista de casos "Pendientes de Descubrimiento"
- Haz clic en "Iniciar Revisión"
Plan A: La extensión navegará automáticamente por el CPNU, buscará el radicado e interceptará la comunicación para descubrir el id_proceso_rama.
Plan B: Si no se encuentra en CPNU, navegará a Publicaciones de Estados, descargará PDFs y los enviará al backend para análisis de texto.
- En el Dashboard Judicial, haz clic en "Sincronizar Todo"
- El sistema se conectará a la API de la Rama Judicial
- Descargará todas las actuaciones nuevas de casos "API Ready"
- Los resultados aparecerán en el log del dashboard
Interpretando las Actuaciones Judiciales
- Ve al detalle de un caso y haz clic en "Actuaciones Judiciales"
- Verás la lista cronológica de novedades importadas
- Si hay un ícono 📎, puedes descargar el documento adjunto
- Los documentos también aparecen en la pestaña "Documentos" clasificados como "Actuación Judicial"
3.2. Para DCF: Flujo Automatizado de PQR
El Ciclo de Vida de una PQR
El sistema te guiará a través de un flujo de tareas predefinido. Tu trabajo consiste en ejecutar la tarea que el sistema te asigna, lo que dispara automáticamente la siguiente fase.
El Ciclo de Negociación
Comunicación Automática:
- Cuando registras una "Respuesta de la Entidad", el SGL envía un correo al interviniente con dos enlaces únicos
- Si hace clic en "Estoy Conforme": El sistema cierra el ciclo y te crea la tarea "Registrar Cumplimiento y Cerrar Caso"
- Si hace clic en "No Estoy Conforme": El sistema te crea la tarea "Formular Nuevo Requerimiento a Entidad"
En cada fase del flujo PQR, la tarea tendrá botones especiales. Ejemplos:
- "Admitir Reclamación": Envía notificaciones y crea la siguiente tarea
- "Rechazar PQR": Abre modal para justificar y cierra el caso
- "Proyectar Decisión": Registra la decisión final
3.3. Para Todas las Áreas: Laboratorio de IA
Utiliza la IA integrada para extraer información clave de documentos complejos y ahorrar tiempo de lectura y análisis.
- Ve a la pestaña "Actividades" de un caso
- En el Feed de la izquierda, haz clic en una actividad con documentos vinculados
- El Panel de Análisis a la derecha mostrará los documentos
- Haz clic en el icono ✨ "Analizar" junto al documento
- Espera unos segundos mientras el sistema procesa
Resultados de la IA
El Panel mostrará tarjetas con información estructurada:
- Resumen Ejecutivo: Resumen conciso del contenido
- Plazo Identificado: Fecha y acción requerida si hay plazos
- Clasificación: Tipo de documento (Auto, Sentencia, Memorial, etc.)
- Actores Procesales: Personas y entidades mencionadas con sus roles
- Requerimientos Implícitos: Acciones que el documento te pide hacer
- Sentimiento: Tono del documento (favorable, desfavorable o neutro)
Este módulo se enfoca en las herramientas del SGL que van más allá de la gestión de casos individuales y se centran en la administración integral de la firma.
4.1. Módulo de Administración
El Dashboard de Flujo de Caja
En el menú lateral, haz clic en "Administración". El gráfico muestra tres líneas:
- Ingresos Facturados: Total de facturas emitidas cada mes
- Ingresos Reales (Recibido): Dinero que efectivamente ingresó
- Nómina Pagada: Costo principal de la firma
Junto al gráfico hay KPIs como "Cartera Vencida > 30 días".
- En la vista de "Administración", busca "Registro de Nómina Mensual"
- Selecciona el Período a Pagar (mes y año)
- Indica la Fecha Efectiva del Pago
- El sistema mostrará una tabla con todos los usuarios internos
- En "Monto Neto a Pagar", ajusta el valor si hay bonificaciones o deducciones
- Haz clic en "Registrar Pagos"
4.2. Módulo de Cumplimiento
Utiliza el SGL como agenda de control para todas las obligaciones legales de la firma.
- En el menú lateral, haz clic en "Cumplimiento"
- Haz clic en "+ Registrar Obligación"
- Completa los campos:
- Título: Nombre claro (ej: "Renovación Matrícula Mercantil 2026")
- Tipo: Clasifícala (Fiscal, Laboral, Societaria, etc.)
- Fecha de Vencimiento: Fecha límite (campo más importante)
- Responsable: Asigna a un miembro del equipo
- Descripción: Detalla los requerimientos
- Haz clic en "Guardar Obligación"
4.3. Gestión de Propuestas (CRM)
Rastrea el ciclo de vida de las oportunidades comerciales, desde el primer contacto hasta que se convierten en casos facturables.
- En el menú lateral, haz clic en "Propuestas"
- Haz clic en "+ Nueva Propuesta"
- Completa:
- Nombre: Ej: "Asesoría en Contratación Estatal para Constructora XYZ"
- Cliente: Existente o potencial nuevo
- Responsable: Quién está a cargo
- Valor Estimado: Valor potencial del contrato
- Estado: Inicia en "Borrador" o "Prospección"
- Haz clic en "Guardar"
El Ciclo de Vida (Kanban)
La vista principal es un tablero Kanban. Arrastra y suelta las tarjetas entre columnas para actualizar el estado:
Prospección → Presentada → En Negociación → Aceptada
- Cuando un cliente acepta, arrastra la tarjeta a "Aceptada"
- Aparecerá un botón "Crear Caso" en la tarjeta
- Al hacer clic, se abre el modal de "Nuevo Caso" con campos pre-llenados
- Completa el resto (Área, Contrato) y crea el caso
- El sistema vincula automáticamente la propuesta con el caso
4.4. Módulo de Configuración
Gestión de Entidades: Añade, edita o desactiva Usuarios, Áreas, y crea nuevas Plantillas de Caso.
- En "Configuración", busca "Integración con Google Drive"
- Pega dos datos de la Consola de Google Cloud:
- ID de la Carpeta Raíz
- Contenido del archivo JSON de credenciales de la cuenta de servicio
- Haz clic en "Guardar Configuración"
Sincronización Retroactiva
Después de configurar la integración por primera vez:
- Usa el botón "Iniciar Sincronización Retroactiva"
- Esta herramienta recorrerá todos tus clientes y casos históricos
- Creará su estructura de carpetas y respaldo de documentos en Google Drive
- Es un proceso por lotes; puede requerir varios clics hasta completarse
El SGL es más que una herramienta de gestión diaria; es un motor de inteligencia de negocio diseñado para proporcionar una visión estratégica de la firma.
5.1. El Módulo de Reportes
En el menú lateral, haz clic en "Reportes". La interfaz te permite seleccionar el tipo de reporte y un rango de fechas.
Tipos de Reportes Disponibles
Propósito: Visión general de la actividad de la firma.
Contenido: Lista de casos con Cliente, Área, Abogado Responsable, Fecha de Apertura y Estado.
Uso: Ideal para reuniones de seguimiento semanales.
Propósito: Análisis profundo del área de Defensoría del Consumidor Financiero.
Contenido: Columnas específicas como Interviniente, Fecha de Cierre, y Detalle del Caso consolidado.
Uso: Informes para entidades financieras y entes de control.
Propósito: Responder "¿Qué tan rentables son nuestras áreas y casos?"
Contenido: Cruza ingresos vs. costos (horas × costo/hora). Muestra Beneficio Bruto y Margen por Área.
Uso: Herramienta estratégica para fijación de precios y asignación de recursos.
5.2. Servicios de Valor Añadido
Entender la visión a futuro del SGL y los nuevos servicios premium que se podrán ofrecer a los clientes de la firma, creando nuevas líneas de ingreso.
Para: Área de Litigios
Concepto: Servicio de monitoreo en tiempo real para clientes corporativos, diseñado para prevención de lavado de activos (AML/SARLAFT).
Funcionamiento: Como AISP, se conecta a cuentas bancarias del cliente vía Open Banking API, analizando transacciones en busca de patrones de riesgo.
Valor: Sistema de alerta temprana que notifica instantáneamente ante banderas rojas.
Para: Área de Asesoría y Cumplimiento
Concepto: Servicio de pre-auditoría fiscal y cumplimiento continuo.
Funcionamiento: Analiza movimientos financieros y los cruza con facturación y registros contables, identificando inconsistencias automáticamente.
Valor: Mantiene la "salud fiscal" durante todo el año, reduce riesgo de sanciones.
Para: Casos Complejos (Litigios, Familia)
Concepto: Herramienta para acelerar recolección de evidencia financiera en procesos ejecutivos, insolvencia, divorcios o sucesiones.
Funcionamiento: Con consentimiento o por orden judicial, se conecta a cuentas bancarias para recopilar y organizar historial transaccional.
Valor: Reduce tiempos y costos de descubrimiento probatorio.
Para: Área de DCF
Concepto: Dashboard avanzado que ofrece a entidades financieras visión profunda sobre las PQR gestionadas.
Funcionamiento: Analiza datos del flujo PQR para generar métricas avanzadas: tiempo promedio de respuesta, tasa de conformidad, temas recurrentes, análisis de sentimiento.
Valor: Inteligencia de negocio para identificar problemas recurrentes y mejorar satisfacción.